Fatturazione elettronica per forfettari: come funziona

Dal 1° gennaio 2024 l’obbligo è stato esteso anche ai contribuenti che, fino al 31 dicembre 2023, erano rimasti esclusi perché avevano ricavi o compensi non superiori a 25.000 euro.

Restano possibili specifiche eccezioni o limitazioni previste dalla normativa, come quelle relative a determinate prestazioni sanitarie. Per valutare il singolo caso è opportuno confrontarsi con il proprio commercialista.

Una fattura elettronica non è un PDF

La fattura elettronica è un documento prodotto nel formato XML previsto dall’Agenzia delle Entrate.

Il file deve essere trasmesso attraverso il Sistema di Interscambio, conosciuto come SdI.

Il PDF può essere utilizzato come copia leggibile o copia di cortesia, ma non sostituisce il documento elettronico trasmesso allo SdI.

Il processo comprende quindi quattro fasi:

1. compilazione della fattura;
2. generazione del file XML;
3. invio al Sistema di Interscambio;
4. controllo dell’esito.

Quali dati devono essere inseriti

Prima dell’invio è necessario verificare:

• nome, cognome o denominazione;
• partita IVA e codice fiscale;
• indirizzo;
• dati del cliente;
• data e numero della fattura;
• descrizione del bene o del servizio;
• importo;
• regime fiscale;
• eventuale contributo previdenziale;
• modalità e termini di pagamento;
• codice destinatario o PEC;
• natura dell’operazione;
• eventuale imposta di bollo.

Nel regime forfettario deve essere utilizzato il corretto codice riferito al regime fiscale. Anche la natura IVA e l’eventuale riferimento normativo devono essere configurati correttamente.

Codice destinatario o PEC

Per ricevere una fattura elettronica il cliente può comunicare:

• un codice destinatario composto da sette caratteri;
• un indirizzo PEC;
• un indirizzo telematico registrato preventivamente presso l’Agenzia delle Entrate.

Se viene utilizzata una PEC, il campo “Codice destinatario” viene normalmente compilato con sette zeri e l’indirizzo PEC viene inserito nel campo dedicato.

Se il cliente non comunica un indirizzo telematico, la fattura può essere resa disponibile nella sua area riservata. È comunque opportuno consegnare una copia di cortesia e spiegare che l’originale è il documento transitato attraverso lo SdI.

Come funziona l’imposta di bollo

Quando l’operazione è soggetta a imposta di bollo, nel file XML deve essere valorizzato il campo dedicato al bollo virtuale.

L’Agenzia delle Entrate mette a disposizione nel portale “Fatture e corrispettivi” due elenchi:

• le fatture nelle quali il bollo è stato indicato;
• le fatture nelle quali, sulla base dei controlli effettuati, il bollo potrebbe essere dovuto anche se non è stato inserito.

Il contribuente o l’intermediario delegato deve verificare i dati e procedere al versamento secondo le scadenze previste.

L’applicazione del bollo dipende dalle caratteristiche della singola operazione. Non è quindi corretto applicarlo automaticamente a tutte le fatture senza una verifica fiscale.

Cosa succede se la fattura viene scartata

Una fattura scartata dal Sistema di Interscambio si considera non emessa.

Tra le cause più frequenti possono rientrare:

• partita IVA errata;
• codice fiscale non corretto;
• campi obbligatori mancanti;
• codice natura incoerente;
• file XML non conforme;
• numero fattura duplicato;
• dati del cliente incompleti.

Il software deve mostrare in modo chiaro la notifica di scarto e permettere di correggere il documento.

Ignorare una notifica può provocare ritardi e irregolarità nella numerazione o nella data di emissione.

Le fatture verso clienti esteri

Le operazioni verso soggetti esteri devono essere gestite tenendo conto delle regole previste per la comunicazione dei dati transfrontalieri.

Nel file devono essere utilizzati i codici e i dati corretti in base alla tipologia di cliente e all’operazione.

Poiché il trattamento può cambiare tra beni, servizi, clienti comunitari ed extra UE, è opportuno definire con il commercialista una configurazione coerente del software.

Invio e conservazione non sono la stessa cosa

Il fatto che una fattura sia stata inviata attraverso lo SdI non significa automaticamente che sia stata conservata correttamente.

La conservazione digitale è un processo distinto, finalizzato a mantenere nel tempo autenticità, integrità, leggibilità e reperibilità del documento.

Salvare il file XML o il PDF in una cartella non equivale a un processo di conservazione digitale.

Software gratuito o soluzione gestionale?

Gli strumenti gratuiti possono essere sufficienti quando si emettono pochi documenti e non servono funzioni aggiuntive.

Una soluzione gestionale diventa utile quando è necessario:

• salvare clienti e fornitori;
• creare preventivi;
• trasformare un preventivo in fattura;
• gestire proforma e note di credito;
• controllare pagamenti e scadenze;
• ricevere notifiche sugli scarti;
• consultare i documenti da più dispositivi;
• condividere i dati con il commercialista;
• collegare fatturazione e conservazione.

La scelta non dovrebbe dipendere soltanto dal prezzo. Bisogna valutare quanto tempo viene risparmiato e quanti passaggi manuali vengono eliminati.

Tieni il Conto

Tieni il Conto è la soluzione Ranocchi dedicata a professionisti, artigiani e piccole imprese che vogliono gestire fatture e documenti attraverso un ambiente semplice.

In base alla versione e ai servizi attivati, può supportare attività come:

• emissione delle fatture elettroniche;
• gestione di preventivi e documenti;
• anagrafiche clienti e fornitori;
• controllo di scadenze e pagamenti;
• accesso online;
• collegamento con l’ecosistema Ranocchi;
• condivisione dei dati con lo studio professionale.

L’obiettivo è ridurre la quantità di operazioni manuali e facilitare lo scambio di informazioni con il commercialista.