FES, FEA, FEQ e firma digitale: cosa cambia
“Firma elettronica” non identifica un’unica tecnologia. Esistono differenti tipologie di firma, con livelli diversi di identificazione del firmatario, controllo, sicurezza e valore probatorio.
Indice
Scegliere una firma soltanto perché è semplice da utilizzare può essere un errore.
La soluzione deve essere coerente con il documento, il rischio del processo, i soggetti coinvolti e gli effetti giuridici della sottoscrizione.
Firma elettronica semplice (FES)
La firma elettronica semplice è la categoria più ampia.
Può comprendere, in base al processo utilizzato:
- accettazione tramite credenziali;
- conferma con codice;
- selezione di una casella;
- sottoscrizione attraverso un portale;
- inserimento del nome;
- altri dati elettronici collegati al documento e utilizzati per firmare.
Una firma elettronica non può essere privata di effetti giuridici soltanto perché è in formato elettronico.
Tuttavia, il valore probatorio di un documento sottoscritto con una FES viene valutato considerando le caratteristiche concrete del processo, come qualità, sicurezza, integrità e immodificabilità.
Questo significa che due processi classificati come FES possono offrire livelli di garanzia molto differenti.
Firma elettronica avanzata (FEA)
La Firma Elettronica Avanzata deve essere collegata in modo univoco al firmatario e permettere di identificarlo.
Il processo deve inoltre:
- essere creato con dati che il firmatario può utilizzare sotto il proprio controllo;
- essere collegato al documento;
- permettere di rilevare eventuali modifiche successive;
- prevedere un processo di identificazione adeguato.
La FEA può essere utilizzata in numerosi processi aziendali e professionali, ma non deve essere considerata automaticamente idonea per qualsiasi atto.
Prima di adottarla bisogna verificare:
- il tipo di documento;
- la normativa applicabile;
- le modalità di identificazione;
- le informazioni fornite al firmatario;
- la raccolta del consenso;
- la conservazione delle evidenze;
- eventuali esclusioni previste dalla legge.
Firma elettronica qualificata (FEQ)
La Firma Elettronica Qualificata è una firma avanzata basata su:
- un certificato qualificato;
- un dispositivo qualificato per la creazione della firma;
- un prestatore di servizi fiduciari qualificato.
Garantisce un livello elevato di identificazione, integrità e sicurezza.
Nel quadro europeo, una firma elettronica qualificata ha un effetto giuridico equivalente a quello di una firma autografa.
Può essere utilizzata attraverso dispositivi fisici oppure tramite sistemi di firma remota, con strumenti di autenticazione adeguati.
Firma digitale
In Italia la firma digitale è una particolare tipologia di firma elettronica qualificata basata su un sistema di chiavi crittografiche asimmetriche.
La chiave privata è utilizzata dal titolare per firmare. La chiave pubblica consente di verificare la firma.
La firma digitale permette di verificare:
- identità del titolare del certificato;
- integrità del documento;
- eventuali modifiche successive;
- validità del certificato;
- data e condizioni della sottoscrizione, quando supportate da ulteriori evidenze.
Può essere apposta:
- con smart card;
- con token;
- tramite firma remota;
- mediante sistemi integrati in un flusso applicativo.
Firma digitale e firma elettronica qualificata sono la stessa cosa?
Nel contesto italiano, firma elettronica qualificata e firma digitale sono spesso utilizzate come concetti sostanzialmente equivalenti.
La firma digitale rappresenta la declinazione prevista dal Codice dell’Amministrazione Digitale e utilizza un sistema di chiavi asimmetriche.
Nel linguaggio commerciale è comunque importante non confondere:
- firma elettronica semplice;
- firma elettronica avanzata;
- firma qualificata;
- firma digitale;
- firma grafometrica;
- firma autografa inserita come immagine.
Inserire la scansione di una firma in un PDF non rende automaticamente il documento firmato digitalmente.
Quale firma utilizzare?
Non esiste una firma migliore in assoluto.
La scelta dipende da:
- natura del documento;
- valore economico;
- rischio di contestazione;
- frequenza del processo;
- identità dei firmatari;
- obblighi normativi;
- necessità di conservazione;
- esperienza utente.
Una possibile classificazione orientativa è la seguente:
| Esigenza | Soluzione da valutare |
|---|---|
| Accettazione di condizioni in un processo a basso rischio | FES |
| Sottoscrizione con identificazione rafforzata | FEA |
| Documenti che richiedono certificato qualificato | FEQ |
| Pratiche e documenti formali | Firma digitale o FEQ |
| Processo con più firmatari e ordine definito | Piattaforma di gestione delle pratiche |
La tabella non sostituisce una valutazione giuridica del singolo documento.
Il problema non è soltanto firmare
Molte organizzazioni possiedono già strumenti di firma, ma continuano a gestire il processo attraverso:
- allegati inviati per e-mail;
- solleciti manuali;
- versioni duplicate;
- firme apposte nel punto sbagliato;
- documenti dimenticati;
- assenza di uno stato aggiornato;
- difficoltà nel capire chi deve firmare;
- file firmati ma non conservati.
Digitalizzare la firma significa gestire l’intero percorso:
- creazione della pratica;
- caricamento del documento;
- individuazione dei firmatari;
- definizione dell’ordine;
- identificazione;
- invio;
- firma;
- verifica;
- chiusura;
- conservazione.
SignBook Zucchetti
SignBook è la piattaforma Zucchetti dedicata alla gestione delle pratiche digitali e dei processi di firma.
In base alla configurazione e ai servizi attivati, consente di:
- creare pratiche con uno o più documenti;
- definire uno o più firmatari;
- stabilire l’ordine delle firme;
- utilizzare differenti tipologie di firma;
- effettuare il riconoscimento online ai fini FEA;
- firmare da computer, tablet o smartphone;
- controllare lo stato della pratica;
- gestire solleciti e passaggi;
- collegare il processo alla conservazione.
Il vantaggio principale non è soltanto apporre la firma, ma rendere il processo più tracciabile.