Archiviazione e conservazione digitale non sono la stessa cosa

Archiviazione, backup e conservazione rispondono a esigenze differenti.

L’archiviazione serve principalmente a organizzare e trovare i documenti. Il backup serve a recuperarli in caso di perdita o danneggiamento. La conservazione digitale serve a proteggerli nel tempo attraverso un processo organizzato e documentato.

Cos’è l’archiviazione digitale

L’archiviazione è l’attività con cui i documenti vengono:

• ordinati;
• classificati;
• nominati;
• inseriti in cartelle o gestionali;
• associati a clienti, pratiche o periodi;
• resi ricercabili.

L’obiettivo è operativo: permettere alle persone autorizzate di trovare velocemente il documento corretto.

Un archivio digitale ben organizzato riduce:

• duplicazioni;
• errori;
• documenti salvati in posizioni diverse;
• dipendenza dalle e-mail;
• tempi di ricerca.

Tuttavia, un documento archiviato può ancora essere modificato, cancellato o sostituito.

Cos’è il backup

Il backup è una copia di sicurezza dei dati.

Serve a recuperare file e sistemi quando si verificano:

• guasti;
• cancellazioni accidentali;
• attacchi informatici;
• danneggiamenti;
• perdita di un dispositivo;
• errori umani.

Il backup è fondamentale, ma non dimostra automaticamente che un documento sia rimasto integro, autentico e immodificato nel tempo.

Per questo non sostituisce la conservazione digitale.

Cos’è la conservazione digitale

La conservazione digitale è un processo finalizzato a proteggere e custodire nel tempo documenti e dati informatici.

Il sistema deve preservare caratteristiche come:

• autenticità;
• integrità;
• affidabilità;
• leggibilità;
• reperibilità;
• accessibilità nel tempo.

Non si limita quindi a memorizzare un file. Organizza un processo composto da ruoli, responsabilità, controlli, pacchetti informativi, metadati e procedure.

Un PDF salvato sul computer è conservato?

No.

Un file PDF salvato in una cartella è memorizzato, ma non è necessariamente inserito in un processo di conservazione.

Lo stesso vale per:

• allegati nelle e-mail;
• documenti su hard disk;
• file in una cartella cloud;
• scansioni;
• copie su server;
• documenti presenti nel gestionale ma non inviati al sistema di conservazione.

Per poter parlare di conservazione è necessario che il documento venga gestito attraverso un processo coerente con le regole applicabili.

Quali documenti possono essere conservati

In base agli obblighi e alle esigenze dell’organizzazione, la conservazione può riguardare:

• fatture elettroniche;
• documenti contabili;
• registri;
• libri;
• contratti;
• documenti firmati digitalmente;
• cedolini;
• documenti del personale;
• comunicazioni;
• ricevute;
• pratiche dello studio;
• documentazione amministrativa.

Non tutti i documenti hanno necessariamente gli stessi tempi o le stesse regole. È quindi importante individuare le tipologie documentali e definire il relativo processo.

Perché l’archiviazione manuale può diventare rischiosa

Quando i documenti vengono gestiti attraverso cartelle locali, e-mail e copie duplicate, possono verificarsi diversi problemi:

• difficoltà nel trovare la versione corretta;
• documenti salvati con nomi differenti;
• file disponibili solo sul computer di un collaboratore;
• accessi non controllati;
• allegati separati dalla pratica;
• documenti cancellati accidentalmente;
• impossibilità di ricostruire il flusso;
• mancata verifica dell’avvenuta conservazione.

Digitalizzare non significa trasferire il disordine dalla carta al computer. Significa definire un processo.

Il ruolo del responsabile della conservazione

Il responsabile della conservazione presidia il processo e verifica che il sistema sia organizzato correttamente.

Tra le attività da gestire rientrano:

• individuazione delle tipologie documentali;
• definizione dei ruoli;
• controllo dei versamenti;
• gestione delle anomalie;
• accesso ai documenti;
• recupero ed esibizione;
• sicurezza;
• aggiornamento della documentazione;
• verifica del fornitore esterno.

Quando il servizio viene affidato a un conservatore o a un fornitore esterno, il soggetto titolare dei documenti mantiene comunque responsabilità organizzative e di controllo.

Archiviazione, gestione e conservazione devono dialogare

Un processo digitale efficace dovrebbe collegare:

1. produzione del documento;
2. verifica;
3. firma, quando necessaria;
4. protocollazione o classificazione;
5. gestione della pratica;
6. invio;
7. conservazione;
8. ricerca ed esibizione.

Se questi passaggi avvengono su sistemi scollegati, aumentano le attività manuali e la possibilità di errore.

Ranocchi Digital Hub e Conservazione Digitale

Ranocchi Digital Hub supporta la gestione di flussi digitali collegati alla fatturazione elettronica e, in base ai servizi attivati, all’invio dei documenti in conservazione.

L’integrazione con l’ecosistema GIS può ridurre i passaggi manuali tra:

• studio;
• cliente;
• fatturazione;
• acquisizione dei documenti;
• gestione contabile;
• conservazione.

L’obiettivo non è semplicemente avere un altro archivio, ma costruire un flusso più ordinato e controllabile.