Documenti fiscali, amministrativi e aziendali conservati nel tempo in modo sicuro e conforme
Analisi del flusso documentale · Nessun impegno · Supporto New Job
Conservazione Zucchetti è il servizio cloud per conservare digitalmente documenti informatici nel rispetto della normativa italiana e delle Linee Guida AgID: non un semplice archivio online, ma un sistema progettato per preservare nel tempo autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti.
Fatture elettroniche, documenti contabili, libri e registri, documenti HR, contratti, pratiche e altre tipologie documentali possono essere gestiti all'interno di un processo strutturato e integrato con i software utilizzati ogni giorno.
Con New Job Group hai inoltre un unico interlocutore per analizzare i documenti da conservare, configurare il servizio, collegarlo alle soluzioni utilizzate e gestire l'avviamento.
Un PDF in una cartella. Una fattura sul gestionale. Un documento copiato sul server. Un file presente in uno spazio cloud. Un backup.
Sono tutti sistemi utili per memorizzare o proteggere un file, ma non equivalgono automaticamente alla conservazione digitale a norma.
La conservazione è un processo organizzato che deve permettere di mantenere nel tempo le caratteristiche necessarie del documento informatico e renderlo disponibile quando serve.
Conservazione Zucchetti nasce per gestire questo processo senza costringere l'azienda o lo studio a costruire manualmente un sistema separato per ogni tipologia documentale.
Archiviare serve a trovare il documento. Conservare serve a preservarlo nel tempo.
L'archiviazione digitale organizza i documenti ed è fondamentale per il lavoro quotidiano, ma non costituisce da sola un processo di conservazione. La conservazione digitale a norma aggiunge un insieme di procedure, controlli, ruoli e strumenti destinati a preservare nel tempo le caratteristiche del documento informatico.
Per questo un archivio documentale e un sistema di conservazione rispondono a esigenze differenti.
L'archivio nel lavoro quotidiano
Archiviare significa classificare i documenti, organizzarli in cartelle e associarli alle relative pratiche. In questo modo diventano facili da cercare, consultare e condividere nel lavoro quotidiano.
La tutela del documento nel tempo
Conservare significa invece proteggere nel tempo autenticità, integrità e affidabilità del documento. Il processo ne mantiene anche leggibilità e reperibilità quando sarà necessario consultarlo.
La conservazione digitale viene ancora spesso cercata online con il termine conservazione sostitutiva. Oggi il concetto è più ampio della semplice sostituzione dell'archivio cartaceo.
La conservazione riguarda infatti anche documenti che nascono direttamente in formato digitale e che devono mantenere nel tempo le caratteristiche previste dalla normativa.
Con Conservazione Zucchetti puoi quindi costruire un processo che comprende sia documenti nativi digitali sia documenti provenienti da processi precedentemente gestiti su carta, quando la relativa tipologia documentale e il processo adottato lo consentono.
Documenti nativi digitali e documenti che arrivano dalla carta, nello stesso processo.
Non solo fatture elettroniche. Uno dei principali vantaggi della soluzione è la possibilità di gestire differenti classi di documenti, provenienti dalle aree amministrative, fiscali, HR, legali e operative dell'organizzazione.
Le fatture attive e passive possono essere inserite nel processo di conservazione previsto dai servizi Zucchetti, con il flusso collegato direttamente alla fatturazione elettronica e ai gestionali utilizzati dall'azienda o dallo studio.
Questo consente di evitare la gestione manuale dei file XML dopo la trasmissione o la ricezione.
La conservazione può essere estesa ai documenti prodotti dall'area amministrativa e contabile, in funzione della configurazione scelta.
Il processo può comprendere il libro giornale, i registri contabili e IVA e la restante documentazione fiscale. In base alla configurazione, accoglie anche altri libri e scritture prodotti dall'amministrazione.
L'integrazione con il gestionale permette di ridurre esportazioni e caricamenti manuali.
I documenti prodotti dall'area fiscale possono entrare nel processo di conservazione secondo le classi documentali previste.
Per uno studio professionale questo collega più direttamente produzione del documento, gestione del cliente e conservazione: la documentazione rimane ricercabile e disponibile nel tempo all'interno del sistema.
Anche i documenti dell'area HR possono entrare nel processo di conservazione.
L'area HR può conservare cedolini, Libro Unico del Lavoro, Certificazioni Uniche e gli altri documenti del personale. Il percorso comprende inoltre la documentazione delle procedure HR e le ulteriori classi previste dalla configurazione.
Anche l'amministrazione del personale entra così nel processo di dematerializzazione aziendale.
I processi digitali dedicati a trasferte e note spese possono essere collegati al servizio di conservazione.
Documenti e giustificativi gestiti attraverso le soluzioni Zucchetti previste possono proseguire il proprio ciclo digitale senza tornare necessariamente a un archivio cartaceo.
La soluzione può essere utilizzata anche per contratti e documenti sottoscritti attraverso processi di firma elettronica o digitale, con un percorso completo: preparazione, firma, chiusura, conservazione.
Il documento firmato non resta salvato in una cartella o inviato per email.
La soluzione può essere utilizzata anche per pratiche amministrative e altre tipologie di documenti aziendali che richiedono un processo strutturato di conservazione.
Le classi documentali permettono di separare e organizzare documenti differenti mantenendo una logica coerente con l'organizzazione.
Un archivio aziendale non è composto da un solo tipo di file. Una fattura ha caratteristiche differenti da un contratto, un cedolino è differente da un libro contabile, una pratica amministrativa ha informazioni differenti da una nota spese.
Conservazione Zucchetti permette di lavorare attraverso classi documentali configurate in funzione delle esigenze dell'organizzazione.
Non un contenitore di file: un archivio di conservazione strutturato.
Ogni classe descrive una tipologia documentale con le informazioni che le appartengono e le regole da applicare durante il processo. Definisce anche quali utenti possono accedere ai contenuti e come potranno ricercarli.
Il documento può entrare in conservazione direttamente dal processo che lo genera: i documenti prodotti dai gestionali e dalle applicazioni integrate possono essere inviati al sistema attraverso processi automatizzati o guidati.
L'integrazione riduce molti passaggi manuali nel ciclo del documento.
Il documento non deve più essere esportato, salvato in una cartella e caricato a mano in un secondo portale. L'integrazione evita anche una nuova classificazione e un controllo separato del processo di conservazione.
La conservazione si collega al normale ciclo di vita del documento.
Dopo la configurazione iniziale, le procedure integrate semplificano l'invio dei documenti al sistema: la conservazione non deve diventare un'attività parallela eseguita a fine anno o quando l'archivio è già pieno di documenti.
Il documento viene prodotto, viene gestito e viene inviato al sistema di conservazione secondo il flusso previsto.
Conservazione Zucchetti è integrata con i principali ERP e gestionali del gruppo: i documenti generati durante i processi amministrativi e commerciali possono essere collegati direttamente al servizio.
Per l'azienda significa un ciclo continuo tra gestionale, documento, processo digitale e conservazione, senza un archivio parallelo costruito manualmente.
L'integrazione con le soluzioni HR e Paghe porta in conservazione i documenti prodotti nell'amministrazione del personale ed evita che l'ufficio mantenga un archivio parallelo.
L'ufficio HR non deve scaricare, rinominare e spostare manualmente ogni file, né copiarlo in archivi differenti. Il documento mantiene inoltre il collegamento con il dipendente a cui appartiene.
Commercialisti, consulenti del lavoro e studi producono grandi quantità di documenti per clienti differenti. L'integrazione con i gestionali Zucchetti li collega al processo dello studio anche negli scenari più articolati.
Il sistema organizza grandi volumi prodotti per molti clienti, distribuendoli per periodo e tipologia documentale. Utenti diversi possono lavorare sullo stesso archivio con accessi coerenti al proprio ruolo.
La piattaforma non è limitata esclusivamente ai software del gruppo: può essere integrata anche con fonti esterne e applicativi di terze parti, in funzione del progetto e delle modalità previste.
La soluzione è quindi valutabile anche in organizzazioni che utilizzano ambienti applicativi eterogenei.
Sono servizi collegati, ma non la stessa cosa: uno gestisce i flussi elettronici, uno le pratiche di firma, la conservazione custodisce il documento nel tempo.
Digital Hub è orientato principalmente alla gestione dei flussi elettronici: fatture, trasmissione, ricezione, firma e altri documenti digitali. Conservazione Zucchetti è il servizio dedicato alla conservazione dei documenti nel tempo.
La fattura può transitare dal Digital Hub ed entrare nel sistema di conservazione, ma il servizio copre anche documenti estranei al ciclo della fatturazione elettronica.
Il servizio conserva anche libri contabili, contratti, documenti HR e note spese che non transitano dalla fatturazione elettronica. Può accogliere inoltre pratiche e altra documentazione amministrativa.
Per questo la conservazione va considerata come una componente autonoma della gestione documentale. Scopri Ranocchi Digital Hub.
SignBook Zucchetti gestisce pratiche e processi di firma elettronica. Una volta completata la pratica, i documenti possono essere collegati a Conservazione Zucchetti secondo la configurazione adottata.
Pratica, firma, documento concluso, conservazione: senza interrompere il processo.
Questo evita che il documento firmato rimanga allegato a una email o salvato in una cartella condivisa.
La conservazione digitale utilizza strumenti e procedure progettati per preservare nel tempo le caratteristiche del documento.
Firma digitale e marca temporale operano insieme a metadati, classificazione e controlli per rendere il documento affidabile nel tempo. Il sistema traccia le attività e governa i pacchetti informativi dal versamento fino alla conservazione.
Il valore non sta nel singolo strumento, ma nel processo che accompagna il documento nel tempo.
Conservare non significa perdere il documento in un archivio chiuso: un documento conservato deve poter essere recuperato quando necessario, dalle persone giuste.
Gli utenti autorizzati possono accedere al sistema e ricercare i documenti attraverso le informazioni disponibili.
I documenti si recuperano rapidamente durante controlli, verifiche e audit oppure per rispondere a richieste interne. Restano disponibili anche per le attività amministrative e per ogni consultazione successiva.
Un archivio digitale strutturato rende la ricerca molto più rapida rispetto a faldoni, cartelle fisiche o directory costruite nel tempo senza criteri uniformi.
Quando un documento deve essere messo a disposizione per un controllo o una verifica, il sistema di conservazione ne consente il recupero attraverso le procedure previste.
La conservazione non serve soltanto a custodire, ma a rendere il documento disponibile e verificabile nel tempo.
Non tutti gli utenti dell'organizzazione devono poter accedere all'intero archivio. Conservazione Zucchetti permette di configurare utenze aggiuntive e permessi specifici.
L'accesso può cambiare in base al ruolo, all'ufficio e alle responsabilità di ogni utente. I permessi tengono conto anche della tipologia documentale e delle esigenze organizzative dell'impresa.
È particolarmente importante quando nello stesso sistema vengono conservati documenti amministrativi, fiscali, HR o contrattuali con differenti livelli di riservatezza.
Il sistema mantiene traccia delle attività effettuate nel processo di conservazione, permettendo maggiore controllo su ciò che è stato gestito e sul funzionamento del processo nel tempo.
Questo distingue ulteriormente la conservazione da un semplice spazio di archiviazione.
La conservazione documentale riguarda spesso informazioni fiscali, personali, amministrative e contrattuali particolarmente sensibili: per questo l'infrastruttura è una parte fondamentale del servizio.
Il sistema è inoltre sottoposto alle certificazioni di qualità e sicurezza dichiarate dal gruppo per il servizio.
Sicurezza e infrastruttura del servizio
Zucchetti eroga il servizio su un'infrastruttura proprietaria in Italia e dichiara processi certificati. Accessi e permessi sono configurabili, con misure dedicate alla sicurezza e alla riservatezza delle informazioni.
Conservazione Zucchetti viene erogata attraverso tecnologia cloud: l'organizzazione non deve costruire internamente tutta l'infrastruttura necessaria per il servizio di conservazione, e gli utenti autorizzati accedono ai documenti quando necessario.
Zucchetti dichiara inoltre che i dati del servizio sono gestiti all'interno della propria infrastruttura in Italia, senza affidamento dell'infrastruttura di conservazione a cloud provider esterni.
Per organizzazioni che prestano particolare attenzione a sicurezza, governance e data residency, questo è un elemento da valutare nella scelta del sistema.
Il cloud alleggerisce la gestione interna
Il servizio cloud elimina la gestione interna di supporti fisici, spazi d'archivio e infrastrutture dedicate. Non devi costruire procedure proprietarie né mantenere copie manuali dei documenti.
La conservazione dei documenti informatici in Italia è disciplinata dal Codice dell'Amministrazione Digitale e dalle relative Linee Guida. Non basta avere un documento digitale: serve un processo che ne mantenga nel tempo le caratteristiche richieste.
La conservazione non riguarda soltanto la tecnologia: la normativa prevede anche ruoli e responsabilità organizzative. Il Responsabile della Conservazione presidia le politiche complessive dell'organizzazione e verifica che il processo sia correttamente governato.
L'organizzazione deve individuare il Responsabile, definire tipologie documentali e ruoli coinvolti e governare versamenti e controlli. Deve inoltre regolare l'accesso ai documenti, la gestione delle anomalie e i rapporti con il fornitore del servizio.
La scelta di una piattaforma tecnologica è soltanto una parte del progetto.
La soluzione permette di valutare differenti modelli organizzativi e configurazioni del servizio: in base al modello scelto, l'organizzazione può mantenere internamente determinate responsabilità e attività oppure affidare all'esterno parti del processo secondo le modalità contrattuali e normative previste.
La configurazione va valutata considerando sia il software sia l'organizzazione della conservazione.
Il Manuale di Conservazione è l'elemento centrale che documenta funzionamento del processo, soggetti coinvolti, responsabilità e modalità operative.
Il Manuale chiarisce quali documenti conservare, chi li produce e li versa, quali metadati utilizzare e chi controlla il processo. Descrive inoltre la gestione delle anomalie, le modalità di ricerca ed esibizione e le responsabilità che restano all'organizzazione.
La soluzione è pensata per aziende, studi professionali, commercialisti, consulenti del lavoro, associazioni e organizzazioni con archivi documentali strutturati.
Per un'azienda la conservazione può diventare il punto di arrivo di differenti processi documentali.
L'amministrazione può conservare fatture, libri e registri, mentre l'area HR gestisce cedolini e documenti del personale. Nello stesso archivio confluiscono contratti firmati, note spese, giustificativi, pratiche e le altre classi documentali dell'azienda.
Il vantaggio è evitare di mantenere un archivio differente per ogni area.
Uno studio professionale può produrre e gestire migliaia di documenti appartenenti a numerosi clienti: non basta uno spazio cloud, serve un'organizzazione strutturata.
Lo studio organizza i contenuti per cliente, periodo e tipologia, distinguendo dichiarazioni, documenti contabili, libri, registri e fatture. Utenti e autorizzazioni assicurano che ciascuno acceda soltanto agli archivi di propria competenza.
L'integrazione con i software utilizzati dallo studio riduce i passaggi necessari tra produzione del documento e conservazione.
Per un consulente del lavoro il processo può essere collegato direttamente ai documenti prodotti dall'area paghe.
Il consulente collega i documenti alle aziende assistite, ai dipendenti e ai rispettivi periodi di elaborazione. Libro Unico del Lavoro, Certificazioni Uniche e altri elaborati previsti restano così ordinati nel loro contesto.
Quando il software paghe è integrato con il sistema di conservazione, diminuisce la necessità di esportare e riclassificare manualmente grandi quantità di documenti.
La possibilità di creare utenti, permessi e classi documentali rende la soluzione adatta anche a organizzazioni nelle quali più uffici devono utilizzare lo stesso sistema con responsabilità differenti.
Amministrazione, HR, legale e altre aree possono condividere la piattaforma mantenendo separati accessi e tipologie di documenti.
Conservazione Zucchetti viene dimensionata anche sulla base dello spazio documentale necessario. Prima di definire la configurazione è utile verificare diversi elementi.
Non ha senso scegliere uno spazio casualmente: la configurazione dovrebbe essere dimensionata sul flusso reale dell'organizzazione.
Il dimensionamento considera quante aziende e persone useranno il sistema, quali documenti produrranno e il relativo volume e peso medio. Tiene conto anche della crescita prevista, dell'archivio esistente e dei software che alimenteranno la conservazione.
Due aziende possono occupare lo stesso spazio ma avere processi completamente differenti: una può conservare pochi documenti molto pesanti, l'altra migliaia di documenti più piccoli.
La conservazione va progettata sul processo, non semplicemente acquistata come spazio cloud.
Il progetto valuta quantità e frequenza di produzione dei file insieme alle classi documentali da gestire. Considera inoltre il numero di utenti, le integrazioni disponibili e le modalità con cui i documenti saranno versati.
Otto elementi da confrontare quando si valuta un sistema di conservazione digitale.
Progettata per operare secondo la normativa italiana e le Linee Guida applicabili alla conservazione dei documenti informatici.
Dialoga nativamente con i principali software Zucchetti e può integrarsi anche con fonti esterne.
I documenti provenienti dalle procedure integrate entrano nel processo limitando le attività manuali.
Puoi gestire classi documentali differenti e configurare il sistema secondo le esigenze dell'organizzazione.
Utenti e autorizzazioni permettono di controllare l'accesso ai documenti.
I documenti conservati rimangono disponibili per ricerca e consultazione.
Non richiede la gestione interna di un archivio fisico dedicato.
Infrastruttura, controlli e processi sono progettati per proteggere documenti che devono mantenere valore e reperibilità nel tempo.
Eliminare i faldoni non è sufficiente. Se un documento viene stampato, firmato, scansionato, salvato in una cartella, copiato sul server e inserito in un backup, il processo rimane comunque frammentato.
La vera digitalizzazione avviene quando il documento nasce, viene utilizzato, firmato quando necessario e termina il proprio ciclo all'interno di un processo digitale coerente.
Conservazione Zucchetti permette di completare questo percorso.
Uno degli errori organizzativi più comuni è pensare alla conservazione come a un'attività da affrontare soltanto quando arriva una scadenza. Se durante l'anno i documenti vengono prodotti da sistemi differenti e archiviati senza una regola comune, la fase finale richiede ricerca, verifica, classificazione, caricamento e controllo.
La conservazione diventa un flusso, non un'emergenza periodica.
Un flusso organizzato durante l'anno evita di concentrare alla scadenza la ricerca, la verifica e la classificazione dei documenti. Anche caricamento e controllo diventano attività continue e governate, invece di un recupero dell'ultimo momento.
Quando il sistema di conservazione è integrato con le applicazioni che generano i documenti, gran parte del processo può essere organizzata a monte.
Il valore della soluzione aumenta quando la conservazione viene collegata agli altri processi digitali: diventa l'ultimo tratto del ciclo di vita del documento.
Fatturazione elettronica e documenti digitali.
Pratiche e firme elettroniche.
Documenti amministrativi e aziendali.
Documentazione del personale.
Documenti fiscali, contabili e dichiarativi.
Archivi e processi aziendali.
La conservazione è l'ultimo tratto del ciclo di vita del documento, non un sistema a parte.
Colleghiamo i tuoi processi documentaliLa prima domanda non dovrebbe essere quanto spazio comprare, ma quali documenti devi conservare e da quali sistemi arrivano. Partiamo dal tuo flusso documentale per definire una configurazione coerente.
Verifichiamo quali documenti produci, quali devono essere conservati, dove si trovano oggi, quali software utilizzi, quali integrazioni sono già disponibili, quanti utenti devono accedere e quale volume documentale devi gestire.
Definiamo classi documentali, utenze e servizi necessari in funzione del progetto.
Verifichiamo il collegamento con i software Zucchetti, GIS o gli altri sistemi coinvolti.
Ti affianchiamo nell'attivazione del servizio e nelle prime attività operative.
Mostriamo agli utenti come utilizzare correttamente le funzioni necessarie.
Dopo l'avvio continui ad avere un interlocutore per il supporto previsto dal servizio.
La conservazione raramente vive da sola: prima del documento conservato ci sono un gestionale, un processo di fatturazione, una pratica, una firma digitale, un software paghe, un processo HR o un sistema documentale.
Il vantaggio di New Job Group è poter analizzare l'intero percorso del documento, non soltanto l'ultimo passaggio.
Possiamo aiutarti a collegare Conservazione Zucchetti alle soluzioni che già utilizzi e capire dove eliminare attività manuali.
Colleghiamo la conservazione al gestionale, alla fatturazione e alle pratiche che generano i documenti, compresi i passaggi di firma digitale. Il percorso può partire anche dai software paghe, dai processi HR e dal sistema documentale già in uso.
Se oggi i documenti sono distribuiti tra gestionali, cartelle, server, email e archivi cartacei, partiamo dal processo reale.
Raccontaci quali documenti e software gestisci, come funziona oggi il tuo archivio e quali contenuti sono già conservati. Valuteremo utenti, spazio, eventuali aziende multiple, collegamenti con firma digitale o Digital Hub e le procedure che vuoi automatizzare.
Ti aiutiamo a capire come Conservazione Zucchetti può inserirsi nella tua organizzazione e quale configurazione ha realmente senso.
Conservazione Zucchetti
Puoi cambiarlo prima di inviarlo. Ti risponde una persona di New Job, non un centralino.
Ciao, sto guardando Conservazione Zucchetti e vorrei qualche informazione in più.
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