Gestisci, approva e firma documenti online da un'unica piattaforma
Top Partner Ranocchi · Integrazione GIS · Supporto New Job
SignBook è la piattaforma cloud per digitalizzare l'intero processo di gestione e firma dei documenti. Non serve soltanto ad apporre una firma: puoi creare una pratica, inserire uno o più documenti, definire i firmatari, scegliere il tipo di firma, inviare la richiesta, seguire il processo e conservare i documenti conclusi. Tutto da PC, tablet o smartphone.
Supporta Firma Elettronica Semplice, Avanzata e Qualificata e la Firma Digitale, ed è integrato con GIS Ranocchi: l'invio e la firma dei documenti possono essere gestiti direttamente dal gestionale.
Con New Job Group hai il supporto di un Top Partner Ranocchi per configurazione, integrazione e avviamento della soluzione.
Quando un documento deve essere firmato, la firma è soltanto uno dei passaggi. Prima bisogna preparare il documento, capire chi deve firmare e dove, inviare la richiesta, controllare se il firmatario l'ha ricevuta, gestire eventuali riconoscimenti, verificare che il processo sia stato completato, recuperare il documento firmato e conservarlo.
Se queste attività vengono gestite attraverso email, PDF, telefonate e cartelle condivise, il processo può diventare difficile da controllare.
SignBook riunisce tutto in una pratica digitale: documento, pratica, firmatario, firma, completamento, conservazione.
Il cuore di SignBook è la pratica digitale: dentro una pratica organizzi i documenti da sottoporre ad approvazione o firma e definisci le persone coinvolte.
La pratica mantiene insieme contenuti, persone e stato di avanzamento.
Ogni pratica riunisce uno o più documenti e firmatari, i diversi punti firma, i campi da compilare e la modalità di sottoscrizione prevista. Conserva inoltre le comunicazioni inviate, lo stato del processo e la documentazione prodotta alla conclusione.
Anche i processi articolati restano gestibili senza creare un flusso separato per ogni singolo documento.
Una pratica raramente è composta da un solo file e deve mantenere coerenti tutti i materiali del processo.
Nella stessa pratica puoi affiancare al documento principale allegati, informative, dichiarazioni e moduli aggiuntivi. Puoi includere anche documenti destinati a soggetti differenti, mantenendoli tutti nello stesso percorso.
Il firmatario trova in un unico processo tutto ciò che deve leggere, compilare, approvare o firmare.
Un documento può richiedere la sottoscrizione di più soggetti, tutti gestiti da SignBook all'interno della stessa pratica.
Il processo può collegare cliente e azienda, dipendente e datore di lavoro oppure professionista e cliente. Gestisce con la stessa logica più responsabili o rappresentanti e coordina soggetti interni ed esterni.
Ogni firmatario viene coinvolto nel processo previsto senza creare manualmente copie differenti dello stesso documento.
SignBook è una piattaforma cloud: il firmatario può ricevere la richiesta e completare le attività previste anche a distanza, senza essere fisicamente nello stesso luogo.
Al posto di stampa, firma, scansione, email, download e archiviazione: invio, firma online, documento concluso.
Non esiste un'unica tipologia di firma elettronica: SignBook permette di utilizzare differenti modalità di sottoscrizione in funzione del documento e del processo da gestire.
La Firma Elettronica Semplice può prevedere un codice OTP inviato al firmatario. La sottoscrizione non resta isolata dal processo SignBook.
Ogni sottoscrizione resta associata al documento e alla pratica, con l'identità del firmatario, la comunicazione inviata e la data dell'operazione. La firma è così leggibile nel contesto del processo che l'ha generata.
Richiede un processo di riconoscimento preventivo del firmatario e l'accettazione delle relative condizioni. SignBook mette a disposizione una modalità di riconoscimento on-board, utilizzabile a distanza da PC, smartphone o tablet.
Il processo accompagna digitalmente il soggetto nelle attività necessarie al riconoscimento e alla successiva abilitazione della FEA. Completato il processo, il firmatario può utilizzare la Firma Elettronica Avanzata nelle pratiche per le quali è abilitato.
Il firmatario può completare il riconoscimento da remoto, senza essere fisicamente davanti all'operatore. SignBook unisce tutte le attività necessarie in un solo percorso.
Identificazione, raccolta della documentazione e accettazione delle condizioni avvengono online nello stesso percorso. Una volta concluso il riconoscimento, il soggetto può procedere con la firma prevista.
Il riconoscimento diventa parte dello stesso ecosistema digitale delle pratiche.
La FEQ utilizza un certificato qualificato rilasciato da un Qualified Trust Service Provider. La Firma Digitale rientra nell'ambito delle firme elettroniche qualificate previste dall'ordinamento italiano e può essere utilizzata nei processi SignBook quando richiesta.
In questo caso il firmatario deve disporre di un certificato qualificato valido emesso da un prestatore di servizi fiduciari qualificato.
SignBook gestisce la pratica e il processo, il certificato permette di apporre la firma qualificata.
Non basta sapere che un documento deve essere firmato: spesso è necessario definire dove deve comparire la firma. SignBook permette di predisporre firme posizionali all'interno dei documenti.
L'operatore definisce le aree nelle quali il firmatario deve intervenire e lo guida durante il processo.
Quando servono le firme posizionali
Le firme posizionali sono utili quando il documento coinvolge più soggetti o richiede diverse sottoscrizioni in punti precisi. Guidano inoltre il firmatario nei campi che deve compilare prima di concludere.
SignBook supporta la gestione di campi modulo Adobe e dispone di strumenti per predisporre documenti nei quali il firmatario deve compilare determinate informazioni prima della sottoscrizione.
Compilazione e sottoscrizione diventano parti dello stesso processo.
Un unico passaggio per compilare e firmare
Non devi più spedire un modulo, attendere che venga compilato e restituito, quindi controllarlo manualmente. Compilazione e firma avvengono nello stesso passaggio, senza un secondo invio del documento.
SignBook gestisce anche ciò che viene prima e dopo la firma: preparazione, scambio, verifica, approvazione, sollecito e controllo dello stato.
Un documento può richiedere una verifica o un'approvazione prima della sottoscrizione definitiva. La piattaforma coordina anche queste fasi preliminari.
La documentazione viene preparata e scambiata con le persone coinvolte, quindi verificata e approvata prima della sottoscrizione. Dopo la firma, la pratica viene conclusa mantenendo traccia di ogni passaggio.
Utile non soltanto per il destinatario finale, ma anche per le persone interne che devono controllare la pratica.
Quando la pratica è pronta, il firmatario riceve l'invito attraverso le comunicazioni configurate e il messaggio conduce direttamente alla pratica da gestire.
Non un PDF allegato con istruzioni da interpretare, ma l'accesso diretto al processo.
Una delle attività che sottrae più tempo è rincorrere i documenti ancora da firmare. Inviti e solleciti automatici alleggeriscono questo lavoro.
I promemoria automatici riducono le email scritte una per una, le telefonate e i controlli continui. Non servono più fogli esterni per ricordare chi deve ancora firmare.
Una pratica digitale deve mostrare subito a che punto si trova. SignBook centralizza le informazioni e rende visibile l'avanzamento in tempo reale.
Lo stato mostra se la pratica è stata appena preparata, se è già stata inviata o se sta aspettando il firmatario. Evidenzia inoltre ciò che deve essere completato e ciò che si è concluso correttamente.
Non serve ricostruire lo stato partendo da email inviate, allegati e messaggi ricevuti.
Il firmatario vede il tuo processo, non una piattaforma anonima. Puoi personalizzare l'esperienza che accompagna l'intera pratica.
Puoi personalizzare logo, colori, tema grafico e testi per offrire un'esperienza coerente con la tua identità. Anche messaggi, mittenti, inviti e solleciti possono essere adattati al tono delle tue comunicazioni.
È particolarmente importante nei processi rivolti a clienti, dipendenti e soggetti esterni.
Gestisci la firma direttamente dal gestionale: il processo può essere avviato a partire dai documenti prodotti da GIS, senza salvare il file, aprire un altro applicativo, ricreare il processo e ricostruire il collegamento con il cliente o la pratica.
Il flusso diventa GIS, documento, SignBook, firmatario, firma, documento concluso, invece di GIS, PDF, cartella, email, firma, email, download, archivio. Il vantaggio non è risparmiare qualche clic: è mantenere continuità tra gestionale e processo documentale.
SignBook non deve essere utilizzato soltanto attraverso GIS: i Web Service permettono di collegare la gestione delle pratiche ai software già presenti nell'organizzazione, che possono creare o alimentare il processo, inviare documenti e collegare la pratica al sistema di origine.
La pratica non termina con la firma. SignBook è integrato con i servizi di conservazione del Ranocchi Digital Hub: documenti firmati e riconoscimenti effettuati possono entrare nel processo di conservazione previsto, senza un nuovo caricamento manuale in un sistema separato.
Documento, firma, conclusione, conservazione: un percorso unico, dentro l'ecosistema che usi già.
Colleghiamo SignBook al tuo gestionaleSignBook gestisce il processo di pratica e firma. Ranocchi Digital Hub gestisce i servizi digitali collegati, tra cui la conservazione dei documenti prevista dalla configurazione.
Le due soluzioni svolgono funzioni differenti ma complementari: l'integrazione permette di accompagnare il documento fino alla fase successiva alla firma.
Nei processi che prevedono il riconoscimento del soggetto ai fini FEA, anche la relativa documentazione può essere gestita attraverso il processo di conservazione previsto: insieme al documento finale firmato restano gli elementi collegati al processo che ha reso possibile la sottoscrizione. Scopri Ranocchi Digital Hub.
SignBook
SignBook organizza la pratica, coordina i firmatari e governa tutte le sottoscrizioni richieste dal processo.
Ranocchi Digital Hub
Ranocchi Digital Hub completa il percorso con i servizi digitali collegati e la conservazione della documentazione prodotta.
Cambia il documento, cambia il firmatario, ma il problema è lo stesso: mantenere il controllo su ciò che è stato inviato, firmato e concluso.
Uno studio gestisce ogni giorno documenti lungo tutto il loro ciclo.
Lo studio può inviare i documenti, controllarli e farli approvare e sottoscrivere nello stesso ambiente. Una volta restituiti, i contenuti possono proseguire verso la conservazione senza spezzare il processo.
Quando il processo passa attraverso email e allegati diventa difficile mantenere una visione completa delle pratiche aperte. L'integrazione con GIS rende la soluzione particolarmente interessante per gli studi che utilizzano già l'ecosistema Ranocchi.
Quando un documento nasce all'interno del gestionale GIS, può essere inviato al processo di firma senza essere gestito manualmente come file indipendente.
Il documento parte dal gestionale e torna nel processo digitale senza perdere il collegamento con il lavoro dello studio.
Le pratiche da sottoscrivere possono essere numerose e coinvolgere sia aziende sia lavoratori. Il processo digitale sostituisce molti passaggi tradizionali.
Il flusso digitale riduce il ricorso a stampe e appuntamenti dedicati alla sola firma. Evita inoltre PDF spediti via email, scansioni e restituzioni manuali difficili da seguire.
Anche l'area HR produce documenti che richiedono firma o approvazione. SignBook costruisce pratiche digitali che coinvolgono azienda e dipendente.
L'area HR riunisce nella pratica i documenti, i firmatari e i campi che ciascuno deve compilare. Le sottoscrizioni e lo stato di avanzamento restano sempre collegati al caso che si sta gestendo.
Quando il documento proviene dall'ecosistema GIS, il flusso può essere ulteriormente integrato.
Per un'azienda SignBook diventa il punto centrale dei processi in cui un documento deve essere approvato o firmato da persone con ruoli differenti.
Lo stesso processo può coinvolgere clienti, fornitori, dipendenti e collaboratori, oltre ai professionisti che lavorano con l'impresa. Anche soggetti esterni e responsabili interni partecipano alla pratica con il ruolo previsto.
Il processo non resta vincolato alla presenza fisica delle persone coinvolte.
Contratti, accordi e documenti commerciali possono essere gestiti come pratiche digitali quando la firma scelta è adeguata al contesto. La piattaforma mantiene strutturato l'iter.
Ogni pratica collega la documentazione ai soggetti coinvolti e alla firma richiesta. Lo stato resta visibile fino alla conclusione del contratto o dell'accordo commerciale.
Uno dei vantaggi più importanti è non dover costruire una piattaforma separata per ogni modalità di firma: all'interno dello stesso ambiente puoi gestire processi che utilizzano firma semplice, avanzata o qualificata.
La scelta della firma resta legata al documento e al contesto. La piattaforma rimane la stessa.
La Firma Elettronica Semplice risponde ai documenti che non richiedono forme più forti, mentre la FEA accompagna i processi con riconoscimento del firmatario. Quando è necessario un certificato qualificato, la pratica può utilizzare FEQ o Firma Digitale.
La Firma Digitale è uno strumento di sottoscrizione. SignBook è la piattaforma che gestisce il processo nel quale la firma viene utilizzata.
Se devi semplicemente firmare personalmente un singolo documento con il tuo certificato, può essere sufficiente uno strumento di Firma Digitale.
Se invece l'esigenza è più ampia, SignBook risponde a un bisogno diverso.
Quando la firma diventa un processo
SignBook serve quando devi preparare una pratica, inviare documenti e coinvolgere più firmatari con modalità di firma differenti. Gestisce anche il riconoscimento degli utenti, il monitoraggio dello stato e l'invio della documentazione alla conservazione.
Dodici caratteristiche che distinguono una piattaforma di pratiche digitali da un semplice strumento di firma.
Gestisce pratica, documenti, firmatari e processo di firma.
Puoi utilizzare la piattaforma da PC, tablet e smartphone.
Una pratica può comprendere più documenti.
Puoi coinvolgere più soggetti nello stesso processo.
Differenti tipologie di firma all'interno della stessa piattaforma.
Il processo di riconoscimento può essere gestito a distanza.
Puoi definire dove devono essere apposte le firme.
Il firmatario compila le informazioni richieste direttamente nel processo.
Logo, colori, testi e comunicazioni possono essere adattati all'organizzazione.
Le pratiche di firma possono partire direttamente dall'ecosistema gestionale Ranocchi.
SignBook può essere collegato anche ad altri applicativi.
I documenti conclusi possono proseguire verso i servizi del Ranocchi Digital Hub.
Digitalizzare non significa trasformare un foglio in PDF. Se il processo resta preparo il PDF, lo allego a una email, chiedo di stamparlo, il destinatario firma, scansiona, mi rimanda, scarico e salvo, la carta è stata sostituita ma il processo rimane manuale.
Con SignBook il percorso cambia: preparo, invio, firmo, controllo, concludo, conservo.
La digitalizzazione riguarda l'intero iter, non il singolo passaggio.
Quando aumentano le pratiche, aumenta anche il tempo necessario per controllare lo stato di ognuna. SignBook centralizza queste informazioni.
Il vantaggio non è eliminare qualche stampa: è ridurre il lavoro amministrativo che circonda ogni firma.
Il controllo diventa automatico
La piattaforma mostra chi ha ricevuto il documento, chi deve ancora firmare e qual è la versione corretta. Sai inoltre dove si trova il file concluso, se deve intervenire un'altra persona e se il documento va conservato.
SignBook può essere utilizzato per processi molto differenti: la prima attività non è attivare la piattaforma, ma capire quali documenti vuoi digitalizzare e come vengono gestiti oggi.
Verifichiamo quali documenti devono essere firmati, chi prepara le pratiche, chi firma, quante firme servono, quale tipologia di firma è adeguata, se serve il riconoscimento FEA, quali applicativi producono i documenti, se utilizzi GIS e se i documenti devono essere conservati.
Impostiamo la piattaforma in funzione del processo individuato.
Valutiamo logo, comunicazioni e altri elementi dell'esperienza SignBook.
Quando previsto, colleghiamo SignBook all'ecosistema GIS o valutiamo l'utilizzo dei Web Service.
Accompagniamo gli operatori nelle prime pratiche e nei processi da utilizzare.
Dopo l'avvio continui ad avere un riferimento per il supporto previsto.
SignBook esprime il proprio valore quando viene inserito correttamente nel processo documentale. Non serve semplicemente sostituire una firma a penna con un OTP.
Come Top Partner Ranocchi, possiamo aiutarti a collegare SignBook alle altre soluzioni GIS e ai servizi digitali dell'ecosistema Ranocchi.
Un unico interlocutore dal gestionale alla firma e alla conservazione.
Analizziamo il percorso del documento
Partiamo da dove nasce il documento e definiamo chi deve approvarlo, chi deve firmarlo e quale firma è adeguata. Stabiliamo infine dove deve tornare al termine del processo e in quale archivio dovrà essere conservato.
Se oggi gestisci documenti da firmare attraverso email, PDF, stampe e solleciti manuali, partiamo dal tuo processo.
Raccontaci quali documenti fai firmare, quante persone coinvolgi e quale gestionale usi, compresa l'eventuale integrazione con GIS. Valuteremo come invii oggi i file, quale firma utilizzi, se ti servono FEA o sottoscrizioni a distanza e quali documenti vanno conservati.
Ti aiutiamo a capire come SignBook può trasformare il tuo iter di firma in una pratica digitale più semplice da gestire e controllare.
SignBook
Puoi cambiarlo prima di inviarlo. Ti risponde una persona di New Job, non un centralino.
Ciao, sto guardando SignBook e vorrei qualche informazione in più.
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